Informativa Privacy per i candidati (in vigore dal _01/03/2023)
Se state leggendo questo documento è perché state per inviare o avete già inviato una Candidatura.
Siamo Axpo Italia S.p.A., titolare del trattamento dei dati con sede in Italia, e questa Informativa vi aiuta a capire meglio quali dati vengono raccolti, per quali finalità e come potete gestire le vostre informazioni.
Per rendere la seguente spiegazione il più possibile comprensibile e fruibile, abbiamo incluso esempi e creato Definizioni che rimandano a spiegazioni più dettagliate disponibili alla fine di questo documento. In caso di domande sull'Informativa o sulle modalità di gestione delle tue informazioni, potete scriverci a [email protected]
1) Quali dati trattiamo?
A seconda di come hai presentato la tua Candidatura, potremmo raccogliere tutte o alcune delle seguenti informazioni.
a) Dati forniti dall'utente
Tramite la tua Candidatura puoi fornirci Dati Personali quali il tuo nome, il tuo cognome, il tuo indirizzo e-mail e numero di telefono o quelli di terzi, le tue foto, nonché le tue precedenti esperienze lavorative, le tue retribuzioni, la tua istruzione, la tua conoscenza di lingue e le tue competenze professionali. Ciò avviene, ad esempio, quando condividi la tua Candidatura attraverso i Nostri Siti o in occasione di uno dei Nostri Eventi o quando decidi di renderla fisicamente disponibile presso una delle nostre sedi. In alcuni casi potremmo anticipare dei questionari che ci aiutano nel processo di valutazione, ma nella maggior parte dei casi sei tu, attraverso un curriculum vitae e/o una lettera di presentazione, a decidere liberamente quali informazioni vuoi condividere, tramite la tua Candidatura.
Nel caso in cui tu fornissi dati di terze parti (es. contatti per lettere di referenze), ti assumi tutti gli obblighi e le responsabilità previste dalla legge, conferendo la più ampia manleva rispetto ad ogni contestazione, pretesa, richiesta di risarcimento del danno, ecc. che dovessimo ricevere da terzi i cui Dati Personali siano stati da te trasmessi e quindi trattati in violazione delle norme sulla privacy applicabili.
b) Dati sensibili da te forniti
In alcuni casi, la tua Candidatura potrebbe contenere Dati Sensibili relativi a te o a terzi, come eventuali disabilità dei tuoi genitori, figli o parenti. Non intendiamo utilizzare queste informazioni a meno che non siano necessarie o richieste per la posizione a cui sei interessato/a (ad esempio, se la posizione è destinata a persone appartenenti a categorie protette o che richiedono un'assistenza speciale). In caso contrario, ti preghiamo di cancellarli prima di inviare la tua Candidatura.
Se li invii comunque e non sono rilevanti, ti informiamo che non saranno presi in considerazione, in conformità con le disposizioni del Provvedimento del Garante per la protezione dei dati personali n. 146 del giugno 2019. Qualora, invece, la raccolta dei Dati Sensibili sia necessaria per l'instaurazione del rapporto, ovvero giustificata da finalità determinate e legittime, il trattamento sarà basato sull'adempimento degli obblighi e sull'esercizio dei nostri o vostri specifici diritti in materia di diritto del lavoro, di previdenza e protezione sociale.
c) Dati raccolti da Partners e dalle nostre Consociate
Potremmo ricevere la tua Candidatura da partner commerciali da noi incaricati per il processo di selezione (ad es. cacciatori di teste) o dalle Nostre Consociate, che ci hanno garantito contrattualmente di aver ottenuto il tuo consenso o di avere un'altra base giuridica che giustifica la comunicazione/condivisione con noi delle tue informazioni.
A questo proposito, precisiamo che compiamo ogni sforzo commercialmente possibile per verificare la conformità dei dati che riceviamo prima del loro utilizzo, chiedendo inoltre alle Nostre Consociate di non fornirci i tuoi Dati Sensibili se non strettamente necessari.
d) Dati raccolti da fonti pubbliche o pubblicamente accessibili
Raccogliamo o arricchiamo i tuoi Dati personali con informazioni estratte da fonti pubbliche o pubblicamente e generalmente accessibili, come consentito dalla legge sulla protezione dei dati a noi applicabile. Tali fonti possono essere costituite dai tuoi profili sociali professionali (ad es. LinkedIn), se liberamente accessibili, o raccolti da elenchi o bacheche pubbliche. Precisiamo che viene sempre effettuata una verifica preliminare sulla possibilità di utilizzare queste informazioni, secondo le migliori prassi stabilite dalla competente Autorità di controllo a cui siamo soggetti (Garante per la protezione dei dati personali).
e) Dati raccolti dal browser e dal dispositivo
Se trasmetti la tua Candidatura attraverso i Nostri Siti, raccogliamo informazioni sul Browser o sul Dispositivo che stai utilizzando. Queste informazioni non vengono utilizzate per valutare la tua Candidatura e per maggiori informazioni potete leggere l'informativa disponibile sul nostro sito web.
Per comodità, ci riferiremo collettivamente a tutti i Dati personali menzionati qui sopra (esclusi i Dati raccolti dal Browser e dal Dispositivo) come "Dati".
2) Perché utilizziamo i tuoi Dati:
I Dati sono utilizzati per le seguenti finalità:
a) Valutare la tua Candidatura e rispondere alle tue richieste:
Utilizziamo i tuoi dati per valutare la tua Candidatura, contattarti per un colloquio e/o rispondere alle tue domande/richieste di chiarimento. Ciò include la gestione del tuo account online sul sito www.axpo.com, sezione “Carriere”, che ti evita di dover compilare più volte le informazioni su di te, se sei interessato a più posizioni. Il trattamento dei tuoi Dati è basato sulla necessità di dare esecuzione alla tua richiesta di selezione. Se la tua Candidatura contiene Dati Sensibili, ti preghiamo di fornire il tuo consenso come indicato sopra nella sezione "Dati sensibili da te forniti".
b) adempimento di obblighi di legge a cui siamo soggetti
Potremmo utilizzare i tuoi Dati per adempiere a qualsiasi obbligo legale o fiscale a cui siamo soggetti, che costituisce la base giuridica di questo trattamento.
c) Tutela dei nostri interessi e di quelli dei nostri utenti
Potremmo aver bisogno di utilizzare i tuoi Dati nell'ambito delle nostre attività per individuare, prevenire e rispondere a comportamenti fraudolenti o illegali o che compromettono la nostra sicurezza. Questo scopo si basa sul nostro legittimo interesse a proteggere noi e i nostri utenti, te compreso.
d) Condividere la tua Candidatura con le nostre Consociate
Se in linea con posizioni lavorative simili, potremmo condividere i tuoi Dati con le Nostre Consociate che potrebbero essere interessate a un profilo professionale come il tuo. Questa finalità si basa sul nostro legittimo interesse e su quello del gruppo aziendale di cui facciamo parte ad assumere candidati validi, nonché sul tuo interesse a ricevere offerte di lavoro da un gruppo internazionale leader come Axpo Italia S.p.A.
Ti ricordiamo che il conferimento dei tuoi Dati Personali non è obbligatorio per nessuna delle finalità sopra indicate, ma in mancanza, non potremo realizzare tali finalità.
3) Come utilizziamo i tuoi dati
Tutti i Dati raccolti per le finalità di cui sopra sono trattati sia manualmente che attraverso processi decisionali semi-automatici. I tuoi Dati possono anche essere combinati e/o incrociati. Questo ci permette, ad esempio, di combinare i "Dati da te forniti" con i "Dati raccolti da fonti pubbliche o pubblicamente accessibili" o con i "Dati raccolti da partners e dalle Nostre Consociate", quindi, raccolti in momenti diversi rispetto al momento di presentazione della Candidatura.
4) Con chi condividiamo i tuoi Dati
Condividiamo i tuoi Dati con le seguenti categorie di soggetti ("Destinatari"):
- le persone da noi autorizzate: sono i nostri dipendenti e collaboratori che hanno sottoscritto un accordo di riservatezza e sono soggetti a specifiche disposizioni per il trattamento dei tuoi Dati;
- i nostri responsabili del trattamento: si tratta di soggetti esterni ai quali affidiamo determinate operazioni di trattamento. Ad esempio, rientrano in questa categoria i fornitori per la sicurezza dei nostri sistemi, i consulenti, i commercialisti, le piattaforme tecnologiche per l'hosting dei dati, le società di selezione del personale che agiscono per nostro conto, ecc. Abbiamo sottoscritto un contratto con ciascuna di queste parti per garantire che il trattamento dei tuoi Dati avvenga secondo misure di sicurezza adeguate e solo su nostra istruzione;
- amministratori di sistema: sono i nostri dipendenti o i nostri responsabili del trattamento cui è affidata la gestione dei nostri sistemi informatici e che pertanto hanno il potere di accedere, modificare, sospendere e limitare il trattamento dei vostri Dati. Questi soggetti sono stati preventivamente selezionati, adeguatamente formati e le loro attività sono tracciate da sistemi che non possono modificare come prescritto dalla legge applicabile in materia di protezione dei dati;
- le Nostre Consociate: ad esempio, se siete cittadini svizzeri e la vostra Candidatura è di interesse per la nostra capogruppo Svizzera, potremmo condividerla con loro. I dati con le nostre Consociate potranno essere condivisi anche per finalità amministrative interne. Tutte le entità del Gruppo Axpo hanno sottoscritto con noi accordi sul trattamento dei tuoi dati;
- le forze dell'ordine o qualsiasi altra autorità le cui misure siano obbligatorie per noi: ciò avviene, ad esempio, quando dobbiamo ottemperare a un provvedimento giudiziario, a una legge o quando è necessario difenderci in tribunale.
5) Dove sono i vostri dati
Siamo presenti ed offriamo i nostri servizi in molti paesi europei e anche al di fuori dell’Unione Europea. Ti assicuriamo che il trattamento dei tuoi Dati da parte nostra e dei Destinatari avviene nel rispetto della normativa europea ed italiana a cui siamo soggetti. Invero, i trasferimenti dei tuoi Dati verso i Destinatari si possono basare su adeguate garanzie (quali le clausole contrattuali standard dell’Unione Europea per il trasferimento dei dati tra paesi facenti parte dello Spazio Economico Europeo – SEE - e paesi al di fuori del SEE) e/o di altre basi legali secondo la normativa dell’UE. Maggiori informazioni sono disponibili scrivendo a [email protected].
6) Per quanto tempo conserviamo i tuoi Dati
I Dati trattati ai fini della valutazione della tua Candidatura sono conservati per non più di 2 anni dal momento in cui sono stati condivisi, a meno che non ne richiediate la cancellazione prima della conclusione del suddetto periodo. In ogni caso, poco prima della scadenza del secondo anno, potremmo chiederti di aggiornare il tuo curriculum vitae e in tal caso potremmo conservarlo per un ulteriore periodo di tempo. I Dati trattati per adempiere agli obblighi di legge a cui siamo soggetti saranno conservati fino al tempo previsto da tali leggi. I Dati trattati per tutelare i nostri interessi e quelli dei nostri interessati saranno conservati fino al tempo consentito dalla legge italiana per tutelare i nostri interessi.
Potete chiederci maggiori informazioni sui criteri e i periodi di conservazione scrivendo a [email protected].
7) Come puoi controllare i tuoi dati
In qualsiasi momento puoi chiedere di:
- accedere ai tuoi Dati: ti forniremo i dati che abbiamo su di te e, se del caso, la fonte dei tuoi Dati (se, ad esempio, abbiamo ricevuto i tuoi dati da uno dei nostri partner o da una delle Nostre Consociate);
- rendere portabili i tuoi Dati: se del caso, ti forniremo un file excel contenente i Dati che abbiamo su di te.
- rettificare i tuoi Dati: ad esempio, puoi chiederci di modificare l'e-mail, il numero di telefono o l'esperienza professionale che ci hai fornito, se ritieni che non siano corretti o debbano essere aggiornati;
- limitare il trattamento dei tuoi Dati: ad esempio, se ritieni che il nostro trattamento sia illecito e/o che alcuni trattamenti effettuati sulla base del nostro legittimo interesse siano inappropriati;
- cancellare i tuoi Dati: ad esempio, e ove applicabile, se non sei più interessato a un lavoro e desideri che non conserviamo più i tuoi Dati;
Il tempo di risposta previsto dalla legislazione europea a cui siamo soggetti è di 1 mese dalla richiesta (estendibile fino a ulteriori 2 mesi in caso di particolare complessità). Potete esercitare uno qualsiasi dei diritti sopra elencati scrivendo a [email protected].
In qualsiasi momento è inoltre possibile
- contattare il nostro Responsabile della protezione dei dati (DPO) scrivendo a [email protected]
- contattare l'Autorità di Vigilanza competente i cui recapiti sono disponibili qui.
8) Cosa non è coperto dalla presente Informativa
La presente Informativa illustra e copre le operazioni di trattamento che effettuiamo in qualità di titolare del trattamento.
L'informativa non riguarda i trattamenti effettuati da soggetti diversi da Axpo Italia S.p.A. e in particolare non riguarda:
- i trattamenti effettuati dai nostri partner in qualità di autonomi titolari del trattamento o quelli effettuati da social media come LinkedIn all'interno dei Nostri Siti;
- i trattamenti effettuati dalle Nostre Consociate in qualità di autonomi titolari del trattamento;
- i trattamenti effettuati su siti web di terzi non appartenenti a Axpo Italia S.p.A. e/o alle entità del Gruppo Axpo.
Rispetto a tali ipotesi, non ci assumiamo alcuna responsabilità per i trattamenti dei tuoi Dati non coperti dalla presente Informativa.
9) Modifiche all'Informativa
La presente Informativa è efficace dalla data indicata all'inizio del documento. Ci riserviamo il diritto di modificarne o semplicemente aggiornarne il contenuto, in tutto o in parte, anche a seguito di variazioni della normativa applicabile. In caso di modifiche sostanziali all'Informativa, riceverete un adeguato preavviso.
L'informativa di cui sopra è disponibile sul sito www.axpo.com, sezione “Carriere”.
_______________________________________________________________________________________
Definizioni
Browser: indica il programma utilizzato dall'utente per accedere a Internet (ad es. Safari, Chrome, Firefox, ecc.).
Candidatura: significa inviare o condividere con noi una richiesta o un feedback che vi riguarda per assumere una posizione lavorativa in Axpo.
Dati personali: qualsiasi informazione che renda identificata o identificabile una persona fisica. Ad esempio, l'indirizzo IP, l'indirizzo e-mail (se contiene dati personali di una persona fisica).
Dati sensibili: Dati personali che rivelano l'origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, o l'appartenenza sindacale, nonché dati genetici, dati biometrici destinati a identificare in modo univoco una persona fisica, dati relativi alla salute o alla vita sessuale o all'orientamento sessuale della persona.
Dispositivo: indica il dispositivo (ad es. smartphone Apple) dal quale visitate i Nostri Siti.
Nostre Consociate: società appartenenti al Gruppo Axpo quali, ad esempio, Axpo Services AG, Axpo Solutions AG.
Nostri Eventi: sono eventi presso università, istituti e fiere organizzati da Axpo e dalle entità del suo Gruppo per raccogliere le Candidature.
Nostri Siti: sito Axpo.com, sezione carriere.
